Internal Investigations Interviews sind ein zentraler Bestandteil unternehmensinterner Untersuchungen. Sie dienen dazu, mögliche Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder ethische Standards aufzuklären. Solche Gespräche können im Rahmen von Compliance-Untersuchungen, Korruptionsfällen oder internen Verstößen gegen Datenschutzrichtlinien durchgeführt werden. Dabei ist es essenziell, dass diese Interviews professionell und strukturiert ablaufen, um belastbare Ergebnisse zu erzielen.
Eine gründliche Vorbereitung ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Gespräch. Dazu gehört die sorgfältige Analyse relevanter Dokumente, E-Mails oder Transaktionsdaten, um sich ein genaues Bild der Sachlage zu machen. Zudem ist es entscheidend, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, insbesondere in Bezug auf Arbeitnehmerrechte und Datenschutzbestimmungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sich im rechtlichen Rahmen bewegen, um mögliche Konsequenzen zu vermeiden.
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Auswahl der interviewten Personen. Sie kann sich auf Augenzeugen, Verdächtige oder Fachleute beziehen, die wichtige Hintergrundinformationen liefern können. Jede dieser Gruppen erfordert eine unterschiedliche Herangehensweise. Während bei Augenzeugen die Erinnerung an konkrete Vorgänge im Vordergrund steht, müssen Verdächtige oft mit gezielten Fragen konfrontiert werden, um Unstimmigkeiten aufzudecken.
Methodik und Gesprächsführung
Die Art und Weise, wie ein Interview geführt wird, kann maßgeblich über den Erfolg der internen Untersuchung entscheiden. Eine offene und neutrale Haltung ist essenziell, um eine kooperative Atmosphäre zu schaffen. Der Interviewer sollte nicht mit Anschuldigungen oder suggestiven Fragen arbeiten, sondern den Befragten durch gezielte und präzise Fragestellungen zu detaillierten Aussagen bewegen.
Es gibt verschiedene Fragetechniken, die je nach Situation eingesetzt werden können. Offene Fragen helfen dabei, möglichst umfassende Informationen zu erhalten, während geschlossene Fragen genutzt werden, um spezifische Details zu verifizieren. Eine besondere Rolle spielt die kognitive Interviewtechnik, die darauf abzielt, Erinnerungen möglichst genau abzurufen. Dabei werden die Befragten gebeten, Ereignisse aus verschiedenen Perspektiven zu schildern, was die Aussagequalität verbessern kann.
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Dokumentation des Gesprächs. Aussagen sollten genau protokolliert und, wenn möglich, durch Mitschriften oder Aufzeichnungen ergänzt werden. Dies ermöglicht eine spätere Nachprüfung und verhindert Missverständnisse oder Verzerrungen.
Rechtliche und ethische Rahmenbedingungen
Internal Investigations Interviews bewegen sich in einem sensiblen rechtlichen und ethischen Umfeld. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Rechte kennen und dass die Untersuchung mit den geltenden Gesetzen übereinstimmt. Besonders im Arbeitsrecht bestehen klare Vorgaben zum Schutz der befragten Personen.
Der Schutz von Hinweisgebern spielt eine zentrale Rolle, insbesondere wenn das Interview durch eine interne Meldung ausgelöst wurde. Viele Länder haben spezielle Gesetze, die sicherstellen, dass Personen, die auf Missstände hinweisen, vor Repressalien geschützt sind. Ein respektvoller Umgang mit den Interviewten ist daher nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil einer professionellen Untersuchungskultur.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Persönliche und geschäftsbezogene Informationen dürfen nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet und gespeichert werden. Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien können erhebliche Konsequenzen haben, sowohl in finanzieller als auch in reputationsbezogener Hinsicht.
Internal Investigations Interviews sind eine anspruchsvolle Methode zur internen Aufklärung von Vorfällen. Eine präzise Vorbereitung, eine professionelle Gesprächsführung sowie die Beachtung rechtlicher und ethischer Vorgaben sind entscheidend, um valide und belastbare Ergebnisse zu erzielen.